bleat.ru → Рвота

Записи в трудовой книжке: что написать кадровику? Правильное заполнение трудовой книжки: порядок заполнения, основные правила, образец.

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2011)

Инструкция

1 шаг. Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи , проверьте их правильность.

Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными.
Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987).
Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»).
Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»).
Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу.
Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали.
Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

2 шаг - Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы:
1 графа - номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не - штампа).
2 графа - дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку).
3 графа - сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью.
4 графа - основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

3 шаг - В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетных званиях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п., производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе».

Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

4 шаг - Оформляйте запись в трудовой книжке по совместительству, если этого желает работник. Но это можно делать только в отделе кадров по основному месту работы.

Обратите внимание:

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно.
2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку.

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

Обратите внимание! В графе 2 ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Вместе с тем в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после 6 октября 2006 года. Многие специалисты сходятся во мнении, что поскольку до 06.10.2006 г. предпринимателям не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением. Поэтому они предлагали внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника, датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (графа 2 - 06.10.2006; графа 3 - наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу).

Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в письме Минсоцздравразвития от 30 августа 2006 г. № 5140-17 (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

Сведения в трудовой книжке о награждениях

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги :

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Записи в трудовой книжке об увольнении

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.

Окончание примера.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

По материалам группы консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»

Работа по совместительству

Право вносить запись о прекращении трудового договора, заключенного на условиях совместительства, принадлежит работодателю только по основному месту работы. Работодатель не вправе вносить какие-либо записи в трудовую книжку работника, работающего у него по совместительству. Следовательно, произвести запись о переводе работника-совместителя на другую работу (об увольнении его с работы) можно только после внесения записи о приеме такого лица на работу по основному месту работы. И только потом, когда у работника появится основное место работы, работодатель вправе внести в трудовую книжку запись об увольнении его с работы как совместителя.

Учитывая такие сложности, на практике переход с работы по совместительству оформляется путем приема на работу по месту основной работы и прекращения трудового договора, заключенного на условиях совместительства.

Запись в трудовой книжке о внешнем и внутреннем совместительстве

Трудовые гарантии совместителям
Гарантия	Пояснение
Совместителям положен ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности	Совместитель имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и на дополнительный оплачиваемый отпуск, если он по закону ему полагается (ст. 116 ТК РФ)
Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе	Если по совместительству сотрудник не отработал еще шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). Если отпуск по основной работе больше отпуска по совместительству, то оставшиеся дни совместитель может взять без сохранения зарплаты (ст. 286 ТК РФ)
На работе по совместительству выплачивается пособие по временной нетрудоспособности	Раньше внешним совместителям пособие выплачивалось только по основному месту работы, но после вступления в силу Федерального закона от 29 декабря 2006 г. 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» больничный лист оплачивается по всем местам работы. На нем делается пометка «Внешний совместитель» (письмо ФСС РФ от 11 января 2007 г. № 02-18/07-132)
Совместителю устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени	Совместитель должен работать не более четырех часов в день. В дни, когда он свободен от основной работы, он может работать полный рабочий день. За месяц (другой учетный период) он должен отработать не больше половины нормы, установленной для основных работников (ст. 284 ТК РФ)
Гарантии, связанные с обучением, и гарантии для работников Крайнего Севера	Предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ)
Другие гарантии, предусмотренные законом, коллективным договором, локальными актами организации	Предоставляются совместителям в полном объеме (ст. 287 ТК РФ)

Вопрос-ответ

При оформлении приказа на работника по совместительству в графе «С тарифной ставкой (окладом)» указывается полный оклад по штатному расписанию или сумма, составляющая 0,5 ставки?

Светлана Майорова, инспектор отдела кадров (г. Воронеж)

В штатном расписании должность совместителя указывается как целая единица с полным окладом. Но если вы укажете полный оклад в приказе о приеме на работу и трудовом договоре, то у работника будет основание требовать выплаты целого оклада. Поэтому в договоре и в приказе нужно указать ту зарплату, которую будет фактически получать работник, а кроме этого, определить условия, на которых выплачивается именно такая сумма. Совместитель может получать зарплату пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки или на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ).

Сотрудница (внешний совместитель) по основному месту работы ушла в декретный отпуск, предъявив там подлинник больничного листа. Как быть с дальнейшим оформлением ее трудовых отношений по совместительству?

Людмила Королева, начальник отдела кадров (г. Ростов-на-Дону)

На работе по совместительству сотрудница пользуется теми же гарантиями, что и на основной работе. В вашей организации она также имеет право уйти в отпуск по беременности и родам и рассчитывать на выплату декретных (ст. 255 ТК РФ). Правда, для этого она должна написать заявление и приложить к нему больничный лист, выданный в установленном порядке. Обращаем ваше внимание на то, что теперь больничные листы по беременности и родам, а также по временной нетрудоспособности выдаются и для предъявления на работе по внешнему совместительству (раньше пособие выплачивалось только по основному месту работы и больничные выдавались в единственном экземпляре)*. Если сотрудница не предъявила листок нетрудоспособности, у вас пока нет оснований предоставлять и оплачивать ей отпуск по беременности и родам. Рекомендуем уведомить об этом вашу работницу.

образец

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 35-ТД

(Извлечение)

Закрытое акционерное общество «Диана» (ЗАО «Диана»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Матвеева Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Полякова Мария Семеновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Работодатель принимает Работника в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда.

1.2. Работа по настоящему договору является для Работника работой по внутреннему совместительству.

1.3. Оплата труда Работника производится пропорционально отработанному времени. С учетом характера и режима работы заработная плата Работника ежемесячно составляет 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.

4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА

4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье.

4.2. Работнику устанавливается следующий график работы: понедельник, среда, пятница с 15.00 до 19.00; вторник и четверг с 9.00 до 12.00.

Оформление трудовых отношений с генеральным директором

* Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

** Федеральный закон от 8 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Вопрос-ответ

Как оформить прием на работу директора организации, если он является ее единственным учредителем?

Ирина Федоткина, менеджер по персоналу (г. Москва)

Если генеральный директор является единственным учредителем компании, то нормы главы 43 Трудового кодекса, регулирующие трудовые отношения с руководителем организации, на него не распространяются. Это означает, что с таким директором не нужно заключать трудовой договор. Соответственно отпадает необходимость и в оформлении приема на работу (не нужно издавать приказ, вести личную карточку, заполнять трудовую книжку). Деятельность таких руководителей по управлению организацией регулируется нормами нетрудового, а гражданского права.

К ак правильно сделать запись в трудовую книжку генерального директора АО или ООО при приеме и увольнении?

Зинаида Шаповал, менеджер по персоналу (г. Санкт-Петербург)

Записи в трудовую книжку генерального директора производятся в том же порядке, что и всем остальным работникам. Порядок ведения трудовой книжки подробно описан в «Инструкции по заполнению трудовых книжек»*. В отличие от обычных сотрудников, которым в трудовой книжке при приеме на работу пишется слово «принят», в отношении генерального директора, как правило, используется формулировка «назначен» (п. 1.3 Инструкции) - «Назначен на должность генерального директора». В качестве основания можно указать протокол общего собрания участников (учредителей) общества об избрании генерального директора или приказ самого генерального директора о том, что он был избран на эту должность и приступает к выполнению своих обязанностей (можно указать и протокол, и приказ).

Запись об увольнении генерального директора ничем не отличается от обычной записи об увольнении по соответствующему основанию.

Может ли генеральный директор быть совместителем и быть оформленным на 0,1 ставки? Где это прописано?

Дарья Юрьева, инспектор отдела кадров (г. Набережные Челны)

Генеральный директор может работать по совместительству как в своей организации, так и у другого работодателя. Правда, в последнем случае он должен заручиться согласием уполномоченного органа юридического лица (общее собрание учредителей или участников, совет директоров), либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица. Это закреплено в статье 276 Трудового кодекса. Работник, в том числе и генеральный директор, может работать по совместительству на любых должностях, даже одноименных (ст. 60 ТК РФ). Таким образом, гендиректор одной фирмы вполне может трудиться по совместительству гендиректором и в другой организации.

Что касается продолжительности рабочего времени по совместительству, то сотрудник может работать не более четырех часов в день - на полставки (ст. 284 ТК РФ). Он вполне может трудиться и меньше, например на 0,1 ставки, что составит 4 часа в неделю.

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц - ставятся две цифры, и год - проставляются четыре цифры.
На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает . Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним .

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание! Другие документы, например, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании . В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана - то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2019 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
10	18	07	2019	Принят на должность генерального директора.	Приказ №1-К от 18.07.2019

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
6	18	07	2019	Принят на работу на должность охранника	Трудовой договор №6 от 18.07.2019

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
3	18	07	2019	Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция»	Приказ № 19-К от 18.07.2019

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения. Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде. При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

ТК оформили неверно;
ТК потеряли;
Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

Подтверждённый рабочий стаж;
Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность (5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п. 45 правил Правительства РФ от 2003 года №225. На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е. документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника. Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
Книга учета движения ТК– 75 лет;
Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

ФИО по паспорту (не сокращаем)
Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

Порядковый номер записи
Дата приема сотрудника
«Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК). Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами. Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой. С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна». Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время. Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально. Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях. За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене. С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут. Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Если компания принимает на основную работу сотрудника, который ранее нигде не работал, нужно завести ему трудовую книжку. Вести трудовые на работников должны работодатели - организации и индивидуальные предприниматели . При этом важно правильно оформить титульный лист трудовой книжки, а также внести запись о приеме в раздел «Сведения о работе».

В каком порядке оформляется трудовая книжка

Работодатель должен оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сделать это нужно в присутствии работника (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек). Поскольку трудовые книжки нужно вести на сотрудников, проработавших свыше пяти дней, можно оформить ее новичку по истечении этого периода (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Принимать бланк, принесенный самим работником, запрещено.

При этом работодатель может потребовать от сотрудника возместить стоимость бланка трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этого попросите работника написать заявление о ее оформлении, так как иначе работодатель не сможет удержать денежные средства из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ)

Если сотрудник принимается на дистанционную работу, то по соглашению сторон трудовую книжку можно ему не оформлять. В этом случае основным документом о работе и стаже сотрудника будет его экземпляр трудового договора (ч. шестая ст. 312.2 ТК РФ ).

Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, перьевой, шариковой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 , далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек ). Если вы допустили ошибку, оформляя первую трудовую книжку сотруднику, уничтожьте испорченный бланк и заполните новый (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Титульный лист (образец ниже) заполните на основании документов, представленных работником при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ ). Вам понадобятся (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

Паспорт сотрудника или другой документ, удостоверяющий личность;
- документ об образовании, квалификации (аттестат, диплом).

Фамилия, имя и отчество (1) работника указываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. К таким документам в данном случае относятся военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. Не допускаются сокращения или замена имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Дата рождения (2) сотрудника записывается полностью (число, месяц, год), арабскими цифрами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек) .

Запись об образовании (3) вносится согласно документу об образовании или его нотариально заверенной копии. В трудовой книжке указывается уровень образования (таблица ниже). С 1 сентября 2013 года в России установлены новые уровни общего и профессионального образования (ч. 4, 5 ст. 10 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, далее - Закон № 273-ФЗ). Однако в Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек изменения внесены не были. Заполняя титульный лист трудовой книжки, руководствуйтесь Законом № 273-ФЗ . Например, сотрудник представил диплом бакалавра. В этом случае могут возникнуть сомнения, сделать запись «высшее - бакалавр» или просто «высшее». В связи с отсутствием официальных разъяснений по данному вопросу рекомендуем указывать уровень образования - «высшее».

Не вносите запись в строку «Образование», если сотрудник представил в качестве документа об обучении, например, удостоверение или свидетельство о повышении квалификации.

Раньше была возможность внести в строку «Образование» запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник представлял заверенный документ из образовательного учреждения: диплом о неполном высшем образовании, студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т. п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Однако с 1 сентября 2013 года такой уровень образования, как неоконченное высшее, отсутствует. С этого момента в трудовую книжку можно вносить только записи о законченных уровнях образования (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закона № 273-ФЗ). Если работник не имеет профессионального образования, внесите в трудовую книжку запись о среднем общем образовании, подтвержденном аттестатом.

Профессия или специальность работника (4) указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Так, если у работника диплом бакалавра или магистра, рекомендуем заполнять строку «Профессия, специальность» в точном соответствии с формулировкой диплома. На титульном листе укажите именно направление подготовки, например, «юриспруденция», «инженерное дело» и т. п. Слова «бакалавр» или «магистр» при этом указывать не следует.

Дата заполнения (5) - это день, когда сотруднику заведена трудовая книжка (). Несмотря на то что даты в трудовой книжке, по общему правилу, указываются цифрами, эта дата оформляется словесно-цифровым способом. Бланк трудовой книжки подразумевает именно такой вариант. Число и год пишутся цифрами, а месяц - словом. Однако если вы указали месяц цифрами, это не ошибка, исправлять не нужно.

Дайте сотруднику проверить внесенные сведения. Если все правильно, пусть владелец книжки (работник) подтвердит это своей подписью. Кадровик как лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, также должен расписаться. Подпись кадрового работника должна быть указана разборчиво, поэтому рекомендуется написать фамилию полностью. Затем проставьте на титульном листе печать организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Частые ошибки при заполнении титульного листа

1. Неправильно написаны фамилия, имя или отчество работника. Например, «Наталья» вместо «Наталия», «Геннадьевна» вместо «Геннадиевна» и т. п.

2. Образование указано на основании документа об обучении (удостоверения, свидетельства и т. д.).

3. Профессия не соответствует документу об образовании. Например, в титульный лист внесена должность, для работы по которой принимается сотрудник.

4. В строке «Профессия, специальность» указана квалификация, а не специальность, включены лишние слова («бакалавр», «магистр») и т. д.

5. На титульном листе отсутствуют подпись работника или кадровика, печать организации (кадровой службы).

Как внести запись о приеме на работу

Перед записью о приеме на работу при необходимости нужно указать период военной службы, службы в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в органах налоговой полиции и др. (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Нельзя в трудовой книжке делать запись о том, что сотрудник ранее нигде не работал. Это не предусмотрено действующим законодательством.

Запись о приеме на работу вносите в трудовую книжку только после издания соответствующего приказа. Запись должна точно соответствовать его тексту (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек) (образец ниже).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное наименование организации, также укажите сокращенное наименование (при наличии). Запись о названии организации не нумеруйте (6) .

Под наименованием организации в графе 1 проставьте порядковый номер вносимой записи (7) , а в графе 2 - фактическую дату приема на работу (8) . В графе 3 напишите: «Принят или назначен в такой-то отдел, цех и т. д. на такую-то должность (9) ». Записи о наименовании структурного подразделения, работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в строгом соответствии с трудовым договором и приказом о приеме на работу. Если сотрудник имеет право на льготы, наименование должности должно указываться в соответствии с квалификационными справочниками или профстандартами (абз. 2 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

Частые ошибки при внесении записи о приеме на работу

1. Вместо даты приема на работу указана дата заполнения трудовой книжки.

2. Элементы даты (как правило, месяц) написаны римскими цифрами или словами.

3. Пронумерована запись с наименованием организации.

4. Не указано структурное подразделение, хотя в трудовом договоре и приказе о приеме на работу оно есть.

5. Наименование должности не соответствует трудовому договору, приказу о приеме на работу, квалификационным справочникам или профстандартам (в тех случаях, когда это требуется).

Предприниматели получили право вести трудовые книжки с 6 октября 2006 года (Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).

Трудовая книжка является важным документом для каждого человека. Она содержит информацию обо всех организациях, где был официально трудоустроен гражданин. Поэтому необходимо правильное заполнение трудовой книжки, чтобы в ней были только актуальные и достоверные сведения. Процедура выполняется исключительно работодателями, которые могут вносить информацию в документ. Сюда относится информация о приеме на работу, увольнении, предоставлении разных наград или о переводе. Если изменятся фамилия или другие личные данные работника, то соответствующие изменения обязательно вносятся в книжку.

Понятие трудовой книжки

Она представлена небольшой книжкой синего цвета. Такой документ используется любым человеком, планирующим официальное трудоустройство. Процесс внесения сведений регулируется разными законодательными актами:

ТК содержит сведения о том, что такое трудовая книжка, кто занимается ее заполнением, а также каковы правила ее хранения и оформления.
ФЗ №195 устанавливает ответственность для работодателей за неправильное ведение документа.
ПП №225 утверждает форму документа и его вкладыша, а также приводятся нюансы хранения и ведения книжки.
Постановление Минтруда №69 определяет правильный порядок заполнения разных разделов книжки или исправлений недостоверных сведений.

Именно на эти нормативные акты должны ориентироваться должностные лица компаний, ответственные за ведение личной документации сотрудников. Только в этом случае обеспечивается правильное заполнение трудовой книжки.

Основные правила внесения сведений

Правильное заполнение трудовой книжки возможно только при учете некоторых нюансов. К ним относится:

ответственность за достоверность вносимых сведений возлагается на руководителей компаний или уполномоченных лиц организаций;
если человек впервые устраивается на работу, то работодатель должен внести первые записи в трудовую книжку;
первая запись делается после того, как гражданин проработает в компании не меньше 5 дней;
любая информация вносится в течение недели после определенного действия, представленного трудоустройством, увольнением, переводом или получением награды;
каждая запись должна ссылаться на другой официальный документ, представленный приказом;
информация вносится только на русском языке;
не допускается использование сокращений, поэтому все сведения прописываются полностью;
каждая запись обладает своим уникальным номером;
книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых предназначен для внесения конкретной информации;
если не остается места в каком-либо разделе для новой записи, то делается вкладыш.

Целесообразно ответственным лицам компании пользоваться образцами правильного заполнения трудовой книжки, чтобы не допустить ошибок во время работы.

Как заполняется титульный лист?

Если гражданин устраивается на работу впервые, то работодатель осуществляет заполнение титульного листа трудовой книжки. Он предназначен для личных сведений о наемном специалисте, поэтому вносятся следующие данные:

Ф. И. О. гражданина, причем информация переписывается из паспорта;
дата рождения работника;
информация об имеющемся образовании;
профессия или специальность работника;
дата внесения сведений в трудовую книжку;
далее ставится печать фирмы, где впервые начинает работу специалист.

Если даже при внесении сведений в титульный лист допускаются ошибки, то недостоверная информация просто перечеркивается, после чего вносятся верные сведения. С обратной стороны оставляется ссылка, доказывающая верность внесенных данных. Она удостоверяется подписью ответственного лица компании и печатью организации, так как только в этом случае гарантируется грамотное заполнение трудовой книжки. Титульный лист не изменяется, если человек меняет работу.

Кто занимается заполнением?

Ведением трудовой книжки занимается непосредственный работодатель или уполномоченное лицо в компании. Работодатель может самостоятельно назначать определенного работника компании, который будет ответственен за правильное заполнение трудовых книжек. Выбирается для этого сотрудник, который должен заниматься такой работой на основании должностной инструкции или трудового договора.

Назначается ответственный работник путем издания соответствующего приказа. Только после выполнения данного процесса специалист может приступать к внесению нужных сведений в трудовые книжки.

Нюансы создания записей

Правильное заполнение трудовой книжки предполагает использование гелевой или перьевой ручки. Можно пользоваться даже шариковыми ручками, так как в законодательстве отсутствуют четкие требования.

Все сведения должны быть сделаны аккуратным и понятным почерком. Не допускается исправлять ошибки красной ручкой.

Основания для внесения записей

Для внесения любой записи в документ требуется наличие основания. Для этого используются официальные документы:

личная документация наемного специалиста, представленная паспортом, свидетельством о заключении брака, а также бумагами об образовании;
приказы, на основании которых человек увольняется или принимается на работу.

При внесении записи обязательно делается ссылка на приказ, изданный руководителем компании.

Прием на работу

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается наиболее важной задачей для работодателя или уполномоченного лица. На основании ст. 66 ТК запись вносится только после того, как специалист отработает в компании не меньше пяти дней, если планируется трудоустройство в штат.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу предполагает внесение сведений:

первая графа предназначается для номера записи;
во второй графе ставится дата, с которой работник зачисляется в штат компании;
третья графа используется для внесения информации о наименовании фирмы, куда устраивается на работу гражданин, а также указывается занимаемая должность и квалификация работника;
четвертая графа предназначена для номера и даты издания приказа, на основании которого новый специалист зачисляется в штат организации.

Дополнительно ставится печать фирмы, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается простым процессом. Все сведения должны быть понятными и разборчивыми.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу можно изучить ниже.

Трудоустройство по совместительству

Многие люди предпочитают работать сразу в нескольких организациях. В одной компании они трудоустроены на основную должность, а во второй являются совместителями.

Если работник работает в нескольких компаниях, то регистрируется в трудовой книжке только одна организация, но разрешается фиксировать все текущие должности, занимаемые гражданином. Указание всех мест работы является предпочтительным для работника, так как увеличивается трудовой стаж.

Но внесение сведений о совместительстве разрешается только при наличии согласия от основного работодателя. Для создания записи специалист должен передать основному работодателю справку о наличии работы по совместительству. Только после этого делается отметка в трудовой книжке. В справке должна иметься информация:

наименование компании, где гражданин трудится по совместительству;
занимаемая в организации должность;
дата трудоустройства;
реквизиты фирмы.

Одновременно со справкой передается заявление, составленное в свободной форме. Если основной работодатель не против внесения данных, то в трудовой книжке отмечается работа гражданина по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу по совместительству можно изучить ниже.

Поощрения или награды

Трудовая книжка содержит даже информацию обо всех поощрениях, получаемых работником на месте трудоустройства. Благодарности и премии могут назначаться по разным основаниям, но они непременно фиксируются в официальных документах.

В трудовую книжку вносятся сведения о событиях:

получение награды от государства;
награждение дипломом или грамот;
предоставление трудовых поощрений, предусмотренных компанией или ТК.

При внесении такой информации важно в третьей графе указывать все сведения, имеющиеся о полученном награждении. Прописывается дата его получения, а также заслуги, за которое было назначено поощрение. Указывается, кто именно выдавал награду, а также приводятся реквизиты приказа. Образец правильного заполнения трудовой книжки при предоставлении поощрения можно изучить ниже.

Правила внесения сведений об увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении осуществляется в последний день работы наемного специалиста в компании. Для этого вносятся в документ сведения:

дата расторжения трудового договора;
причина увольнения сотрудника;
оставляется ссылка на приказ, на основании которого прекращаются трудовые отношения.

Запись обязательно подписывается руководителем компании, а также ставится печать фирмы. Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении гарантирует, что работник не сможет восстановиться в должности путем подачи иска в суд. Если же действительно расторгаются трудовые отношения без веских оснований со стороны работодателя, то такие действия компании могут быть оспорены в суде. При восстановлении работника в должности придется аннулировать прошлую запись.

Образец правильного заполнения трудовой книжки при увольнении можно изучить ниже.

Нюансы при сокращении штата

Некоторые компании вынуждены расторгать трудовые контракты с работниками в связи с необходимостью сокращения штата или должности. В трудовые книжки выбранных специалистов вносится запись о том, что они были сокращены.

Нюансы восстановления в должности

Нередко между работодателем и наемными специалистами имеются разногласия относительно разных вопросов. Это приводит к тому, что руководитель компании старается уволить работника без веских оснований. Такое увольнение легко оспорить в суде.

Если работник сможет доказать, что был уволен без уважительных причин и с нарушением положений ТК, то он восстанавливается на работе. Он может потребовать в суде даже назначения компенсации за полученный моральный ущерб.

Если компания отказывается исполнять требования суда, то она привлекается к административной ответственности. Восстановление в должности обязательно указывается в трудовой книжке. В качестве документации, являющейся основанием, выступает исполнительный лист.

Как оформляется смерть работника?

Если сотрудник умирает, то ответственное лицо компании должно внести соответствующие сведения в трудовую книжку. Для этого выполняются следующие действия:

руководитель компании издает приказ, на основании которого расторгается трудовой договор на основании смерти сотрудника;
вносится запись в трудовую книжку, для чего используются сведения из паспорта умершего гражданина, свидетельства о смерти, уставных документов фирмы и бухгалтерских бумаг.

После этого документация передается родственникам умершего сотрудника. Если они отказываются приходить лично за документом, то он отсылается им по почте, но заранее надо получить разрешение на такой способ передачи книжки.

Как делается запись о переводе?

Нередко требуется в компании перевести конкретного специалиста на другую работу. Для этого вносятся сведения в трудовую книжку при учете правил:

первоначально делается запись об увольнении переводимого сотрудника, причем указывается, что процесс выполняется по инициативе работника;
если инициатором является работодатель, то указывается наличие согласия работника на перевод;
новый работодатель делает запись в общем порядке, но указывается, что нанимается гражданин на работу после перевода.

Информация вносится даже при внутреннем переводе специалиста в одной фирме. Важно указывать сведения об основаниях для этого действия.

Нужно ли прописывать информацию о взысканиях?

Дисциплинарные взыскания никаким образом не отображаются в трудовых книжках. Поэтому не вносится информация о выговорах или замечаниях.

Но исключением является ситуация, когда человек увольняется в связи с прогулом или другим грубым нарушением трудового распорядка. В этом случае работодатель может не пользоваться выговорами или замечаниями, поэтому даже после одного такого проступка происходит увольнение гражданина по статье. Пример правильного заполнения трудовой книжки за прогул можно изучить ниже.

Как вносятся данные в дубликат?

Трудовая книжка по разным причинам может быть утеряна. Виновником может являться непосредственный владелец документа или работодатель. При утере книжки формируется дубликат в течение 15 дней после подачи заявления сотрудником. В дубликат обязательно вносится следующая информация:

общий стаж работника до того момента, как он был трудоустроен в компании, но не требуется конкретизация;
информация о работе в организации, выдающей документ;
приводится дата оформления на работу, занимаемая должность и другие сведения о трудоустройстве.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки можно изучить ниже.

Изменение фамилии работника или названия компании

При изменении разных личных сведений о сотруднике необходимо подкорректировать титульную страницу. Процесс выполняется уполномоченным лицом. При этом делается ссылка на подтверждающий документ, который может быть представлен паспортом или каким-либо свидетельством.

Устаревшая информация зачеркивается, после чего вносятся новые данные. Удостоверяются правки печатью компании и подписью руководителя.

Если же изменяется название компании, то это не приводит к изменению условий труда. Поэтому первые две графы не заполняются, а в третью вносятся данные об изменении наименовании компании. В четвертой графе указываются реквизиты приказа и дата внесения корректировок.

Как аннулировать запись?

Если требуется исправить какую-либо запись, то нельзя просто зачеркивать недостоверные сведения. Поэтому делается новая запись, с помощью которой указывается, что прошлая информация является недействительной.

Правила хранения и учета

В каждой компании должна иметься специальная книга учета книжек и вкладышей. Заполняются сведения в этом документе работником кадрового отдела.

Назначается в фирме отдельный специалист, ответственный за хранение трудовых книжек, а также за внесение в них нужных сведений. Он же занимается учетом документации.

Заключение

Для каждого гражданина, заботящегося о своем стаже и будущей пенсии, важным документом считается трудовая книжка. Она содержит информацию обо всех компаниях, где он был трудоустроен. Заполняется только руководителями компании или ответственными лицами организаций.

Человек, вносящий запись в трудовую книжку, должен указывать причину внесения информации, а также оставлять ссылку на соответствующий приказ.