Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7. Составление графика отпусков

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание . Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

• Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
• Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
2. Создание дополнительной формы , которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

• Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
• Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
• Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
• Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика . Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы . Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько часте й . Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике . Это не критичное замечание, так как работник может .

Видео-составление графика отпусков

Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

Последние изменения: Январь 2019

За две недели до окончания календарного года каждая организация обязана подготовить график отпусков на всех трудоустроенных сотрудников, согласовать и утвердить его у руководства. Данная норма закреплена трудовым законодательством и обязательна к исполнению. Работникам кадрового отдела предстоит тщательно изучить вопрос, как составить график отпусков, исходя из требований закона, а также организовать согласование сроков по подразделениям предприятия, чтобы уход сотрудника не привел к сбоям в работе.

Под графиком отпусков понимают локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха персоналу в организации. Он обязателен для исполнения как для работника, так и для руководителя предприятия. Необдуманное составление документа может привести к срыву производственного процесса либо к нарушениям, влекущим административную ответственность. Поэтому к вопросу - как правильно составить график отпусков, - стоит подходить очень серьезно.

Общие положения

Основная норма, предписывающая заранее утверждать график отпусков на предприятии, приводится в ст. 123 ТК РФ. Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позже, чем за 2 недели до следующего года, должен быть подготовлен и утвержден этот документ.

В процессе подготовки необходимо:

1. Разработать и утвердить форму документа.
2. Согласовать продолжительность и отпускные периоды по подразделениям.
3. Внести в единый документ записи обо всех отпусках наемного персонала.
4. Подписать его у руководства.

Поскольку при составлении документа должны соблюдаться все нормы ТК относительно предоставления оплачиваемых дней, на предприятии выделяется ответственный сотрудник, кто составляет и согласовывает течение отпусков на предприятии.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период. Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года. В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

• супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
• совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
• граждане младше 18 лет;
• работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
• законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
• граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
• Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
• Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
• Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
• Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее : ).
• Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Процесс, как составляется план на отпускной период, рекомендуется начинать именно с вышеуказанных категорий граждан. Во избежание недоразумений, лучше попросить их написать заявление с точным указанием времени запланированного отдыха. Даже если потом возникнут трудности с согласованием дат, ответственным работникам легче подтвердить, что право на отпуск по требованию работника льготной категории соблюдено.

Подготовительные работы

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Регулирование периодов отпусков работников и лиц, имеющих право исполнять их обязанности, поможет избежать срывов производственных процессов.

Последний этап - это равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с работниками на нежеланные месяцы, предлагать разделение периодов. Причем для того чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело законную силу необходимо письменное согласие работников.

Особого внимания требует процедура составления таблицы, определение ее основного содержания. В каждом графике должна быть отражена следующая информация:

1. Перечень всего наемного персонала (указывают граждан, с которыми у предприятия есть подписанный и действующий контракт).
2. Продолжительность в днях (определяется на основании ТК РФ и других законодательных норм в общей сумме положенного за истекший период, в том числе за прошлые неиспользованные отпуска). Важно помнить, что помимо выделения оплачиваемых дней в общем порядке, есть обстоятельства для назначения дополнительного срока. Дополнительные дни работодатель может выделить сверх установленного федеральным законодательством на основании внутренних нормативных актов, действующих на предприятии.
3. Начало отпускного период. Указывается либо точной датой, либо месяцем (в этом случае дополнительно потребуется от работника заявление, а регламент, указывающий на предупреждение работодателя за 2 недели до отдыха, вносят в локальном акте организации.
4. Разделение оплачиваемых дней. Дополнительная графа, в которой расписываются работники, соглашаясь на разбитие положенных по закону дней на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.

На предприятии могут разрабатываться собственные бланки для согласования отпускных периодов работников с утверждением образца заполнения графика отпусков. Форма предприятия по новым правилам утверждается в виде приложения к учетной политике компании.

Подготовка к составлению

Разработка графика, как отдельная обязательная процедура, описывается во внутренних актах компании (это может быть и коллективный договор). Правила и примеры заполнения утверждаются внутри предприятия, на основании общих требований кадрового делопроизводства. Рекомендуется выпустить отдельное положение с указанием на порядок планирования отпусков и конкретных лиц, кто подписывает и утверждает документ о плановом отпуске на предприятии.

Помимо определения ответственных за разработку формы, определяют, кто будет вести график отпусков в течение года, определяют формат утверждения и нужна ли печать.

Если работа по составлению таблицы не определена в рамках других нормативов предприятия, предстоит подготовить отдельный приказ для определения:

1. Лица, уполномоченного заполнять и готовить выписку из графика отпусков. Можно распределять ответственность на руководителя отдела кадров и его сотрудника.
2. Периода предварительного согласования дат с работниками в пределах подразделений.
3. Срока, в течение которого руководитель утверждает подготовленную кадровой службой таблицу.
4. Даты готовности документа (составляется не позднее 2-недельного срока до окончания текущего года).

К типичным ошибкам относят несогласованность последовательности ухода работников, что приводит к производственным сбоям из-за отсутствия взаимозаменяемости кадров. Важно учесть периоды отдыха каждого наемного сотрудника до утверждения, ведь, в конечном счете, график отпусков подписывает руководитель.

В общеобразовательном учреждении допускается указание конкретных месяцев для отдыха педагогов (исходя из учебного года и каникул учащихся). В связи с производственной необходимостью, допускается выделение конкретного периода года для отпускников, если для этого времени характерно снижение объемов работы. Таким образом, работодатель вправе определять периоды, когда лучше организовать оплачиваемый ежегодный отдых персонала.

В процессе составления уполномоченные сотрудники сталкиваются со сложностями.

Как согласуют время отдыха для только что принятого работника

При оформлении графика на следующий год возникают трудности с распределением отпусков, с учетом вновь принятого в штат человека. Согласно ст. 122 трудового законодательства, наемный работник вправе просить отпуск через полгода работы. По согласию руководства, оплачиваемые дни могут предоставляться и ранее.

Для отдельных категорий вопрос, обязателен или нет отпуск по первой просьбе работника, не стоит, поскольку предприятие обязано предоставлять положенные дни по закону (сотрудники до 18-ти лет, совместители и т.д.)

Совместительство

Чтобы оформить отпускной период для совместителя, предстоит уточнить дни оплачиваемого отдыха на другой работе.

Согласно ст. 286 ТК, предприятие, на котором человек трудится как совместитель, обязано выделить дни согласно графику отпусков сотрудников, утвержденному в другой организации.

Могут возникнуть сложности, если работник, совмещающий обязанности на предприятии, попросит перенести дни, поскольку отпускной период в другой компании сдвинулся.

Декрет

При ведении учета наемного персонала и их отпусков, отдельное внимание уделяют включению записей о женщинах в декрете. На самом деле, в законе нет четких указаний включать в основной список отпускников работниц в отпусках по уходу за малолетними детьми. Бывают ситуации, когда работница внезапно прерывает декрет и выходит на работу, предварительно воспользовавшись правом на оплачиваемый отпуск.

Если есть вероятность выхода из декрета в следующем году, рекомендуется согласовать с работницей планы на отпуск.

Порядок оформления и утверждения

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

Итак, в график отпусков, как правило, вносится следующая информация:

• название организации;
• номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
• сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
• место для фиксации утверждения документа;
• информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
• графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
• ячейки для фиксации ознакомления работников;
• сведения о разработчике документа, его подпись.

В локальный нормативный акт необходимо вносить всех сотрудников, включая находящихся в отпуске по уходу за детьми и совместителей. Если работник планирует , то информация об этом оформляется в две строки.

Причем следует помнить, что одна часть непрерывного отсутствия должна быть продолжительностью 14 и более суток. В документе фиксируется как , так и .

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап - это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Как хранится график отпусков

Местом хранения документа служит кадровая служба предприятия, однако для удобства работы копии могут потребоваться для работы бухгалтеров. Также документ часто необходим для финансовых служб предприятия при ведении управленческого учета. Информация помогает своевременно зарезервировать средства для отпускных и организовать бесперебойное функционирование организации.

Остальным службам и структурным подразделениям развернутый отчет о планировании отпусков не нужен. По их требованию готовятся отдельные выписки.

Помимо правильного оформления и сроков подготовки документа важен и срок хранения в организации. Согласно установленным правилам п.693 (Перечень типовых архивных бумаг предприятия, утвержден в 2010 году Приказом Министерства культуры РФ №558), график отпусков должен храниться не менее года, т.е. вплоть до истечения года, следующего за отчетным.

При определении, сколько лет хранятся графики, исходят из необходимости предприятия, но не менее срока, утвержденного вышеуказанным Перечнем.

Ответственность за несоблюдение

Помимо ответственных сотрудников подразделений, определенных внутренним распорядком организации, ответственность за заполнение несут руководители организаций и юридические лица. Работодатель обязан заблаговременно согласовать и правильно оформить документ, учитывая права наемного персонала на отдых, гарантированные ТК РФ. В процессе утверждения графика необходимо учитывать, что есть отдельные категории работников, для кого обязателен ежегодных уход в отпуск.

При нарушении порядка составления документа руководителям и ответственным лицам грозит штраф согласно п. 5.27 КоАП РФ, поскольку такой проступок влечет за собой административное наказание. Для сотрудников сумма штрафа не превышает 5 тысяч рублей, а для организации-работодателя, не подготовившего необходимый отчет к нужной дате, наказанием станет штраф в 50 тысяч рублей или приостановка работы на 90-дневный срок.

Как уже было сказано, график отпусков обязателен для исполнения обеими сторонами, но существуют ситуации, которые запланировать невозможно. Законными основаниями для нарушения этого документа станут: беременность сотрудницы или супруги работника, усыновление трехмесячного младенца и младше, отзыв работника из отпуска и прием нового сотрудника после утверждения графика.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Скачать форму графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7):

Образец заполнения графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7)

Материалы по заполнению графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7):

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

— Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков

— : Как составить график отпусков (Издательство «Главная книга», 2018)

— : Утверждаем график отпусков на 2018 год (Колосова И.Ю.) («Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 12)

— : Утверждаем график отпусков на 2015 год (Косульникова М.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2014, N 12)

— : Составляем график отпусков (Лапина М.) («Кадровик.ру», 2014, N 11)

— : «Отпуска» (2-е издание) (Колбасов В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2014)

— : Время составить график отпусков (Бладт О.Л.) («Зарплата», 2014, N 11)

— : Составляем и утверждаем график отпусков (Куревина Л.В.) («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 10)

— : Изменяем график отпусков (Шаповал Е.А.) («Главная книга», 2014, N 15)

— : График отпусков (Берг О.) («Кадровый вопрос», 2014, N 6)

—————————————-

Продолжаем тему отпусков.
Скоро новый, 2017 год, самое время начать подготовку к составлению графика отпусков.

Что важно учитывать при составлении графика отпусков

Составляя график отпусков, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации. Иногда нужно учесть и пожелания самих трудящихся.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Оформление графика отпусков

Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.
Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Важно помнить также, что в стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Форма графика отпусков

Чаще всего график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
Но график отпусков может составляться и в разработанной на вашем предприятии форме, утвержденной приказом руководителя организации.
Вам решать, есть ли смысл изобретать велосипед. На самом деле, унифицированная форма довольно удобна.

Как утвердить график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков должен быть утвержден на предприятии не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?

Составлять приказ об утверждении графика отпусков на следующий год, не обязательно. Если приказ вы сделали, логично предположить, что все последующие изменения придется вносить также приказом.

Срок хранения графика отпусков — один год.

Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим. Получается, что график отпусков на новый 2017 год мы будем хранить до 1 января 2019 г.

Изменение графика отпусков

Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.
В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9).
Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается дополнением к документу, используя унифицированную форму № Т-7 (если она применяется) с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.
Ну и напоследок, хочу напомнить
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так-что, не забывайте составлять его!

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Похожие статьи

График отпусков: планируем отдых сотрудников

Руководителям пора думать об отпуске: пришло время составлять график отпусков на следующий год. Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 18 декабря 2012 г. Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления вызывает множество вопросов. На самые распространенные из них вы найдете ответы в нашей статье. Какие виды отпусков должны быть отражены в графике? Какие категории работников и на каком основании имеют право на отдых в удобное для них время? Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников первичной профсоюзной организации, если таковая имеется <1>. Этот документ определяет порядок предоставления отпусков, так как в нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Наличие такого графика помогает не только отделу кадров и руководителям подразделений быть в курсе отпусков сотрудников, но и бухгалтерии распределить расходы на оплату отпусков в течение года.

<1> В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в форме графика отпусков в шаблоне вместо строки "Мнение выборного профсоюзного органа" указывается "Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)".

В крупных организациях процесс сбора с сотрудников информации о времени отпуска, ее анализ, составление и утверждение графика, а также ознакомление с ним сотрудников занимает большой промежуток времени.

Поэтому следует поторопиться с составлением этого документа, так как согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По общим правилам оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).

Право пойти в отпуск сотрудник может реализовать только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения такого срока .

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен согласно ч. 3 ст. 122 ТК РФ:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Обратите внимание, что началом периода, за который может быть предоставлен отпуск, является не начало календарного года, а начало рабочего года у данного работодателя. То есть, если работник устроился в организацию 15 октября 2012 г., пойти в отпуск он уже сможет после 15 апреля 2013 г. Таким образом, точкой отсчета для предоставления отпуска будет дата трудоустройства .

Отпускной стаж

В ст. 121 ТК РФ перечислены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Разработка и оформление графика отпусков

Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно в организациях с большой численностью персонала. Когда начать разработку графика, решает руководитель организации, главное — успеть завершить работу за две недели до начала календарного года (не позднее 18 декабря). Поэтому, если вам не удается к началу декабря собрать все необходимые данные, вы не сможете своевременно подготовить график к утверждению.

График отпусков (форма Т-7 <2>) подписывает руководитель кадровой службы. Затем этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников.

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление графика отпусков как документа происходит на унифицированном типовом бланке формы Т-7 — шаблоне графика отпусков.

Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При составлении документа работодатель должен учитывать нормы трудового законодательства, пожелания сотрудников, а также специфику организации.

График отпусков включает в себя реквизитную и табличную части.

Реквизитная часть содержит:

• наименование организации;
• код по ОКПО;
• номер документа;
• дату составления;
• календарный год, на который составляется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Также возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Обратите внимание, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Причем одна из частей (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если работник принят на работу до 1 июля текущего года <3> или в конце года, то есть после утверждения графика?

<3> Вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это правило не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время).

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график (либо действующий, либо утвержденный на следующий год) нового сотрудника, нет. На наш взгляд, логично будет предоставить отпуск на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика, в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Срок хранения графика отпусков — один год <4>.

<4> Статья 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Какие виды отпусков отражаются в графике

В первую очередь график отпусков отражает информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудников.

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год начиная с первого дня работы сотрудника.

Помимо основных ежегодных отпусков, в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 — 119 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание, что дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в ст. 263 ТК РФ.

Также в графике отпусков указывается информация об остатках отпусков за предыдущие периоды.

При этом следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В трудовом законодательстве ничего не говорится об отражении в графике отпусков времени отдыха внешних совместителей. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба должна учесть эту информацию при составлении графика. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

В трудовом законодательстве существует понятие учебного отпуска . Нужно ли его отражать в графике отпусков? Порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Этот вид отпуска считается целевым, воспользоваться им или нет — это право, а не обязанность работника. То есть, если он имеет возможность совместить учебу с работой, учебный отпуск он может не оформлять, а если такой возможности нет, работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков отражать не нужно.

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее — Закон о ветеранах);
• ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
• супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
• лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").

Поэтому при составлении графика отпусков мнение вышеперечисленных лиц должно быть обязательно учтено. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, потребовать пересмотреть график и предоставить им отпуск в другой период могут следующие категории работников:

• муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• лицо, работающее по совместительству (ст. 286 ТК РФ).

Знакомим работников с графиком отпусков

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов:

• внести дополнения в форму Т-7.

  Как правильно вести график отпусков — образец

  Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки, что дата начала отпуска им известна;

• выпустить уведомление (лист ознакомления), составленное в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков.

Отражаем в графике перенос отпуска

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, об этом сказано в ст. 123 ТК РФ. То есть согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но в процессе работы график отпусков соблюдается не всегда. Так, отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя в случае производственной необходимости.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

• временной нетрудоспособности работника;
• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если какая-либо из перечисленных причин наступила во время пребывания работника в отпуске, его срок автоматически продлевается на соответствующее количество дней . Если же что-то из вышеперечисленного наступило до начала отпуска, новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8 графика отпусков, где указывается наименование документа, который служит основанием для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств. В заявлении также указывается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год . При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч.

3 ст. 124 ТК РФ).

В график отпусков вносятся соответствующие изменения при отзыве работодателем работника из отпуска и разделении отпуска на части.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ работодатель имеет право досрочно отозвать работника из отпуска, но только с его согласия.

Основанием для внесения изменений в график отпусков в данном случае являются письменное согласие работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) работодателя об отзыве работника из отпуска.

Нередко бывает так, что работник, боясь потерять то ли место, то ли деньги, не хочет уходить в отпуск. Что делать работодателю в данной ситуации? Прежде всего работодателю необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

В то же время работник может отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок в том случае, если работодатель (ст.

• письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за две недели до начала;
• выплатил ему отпускные позже чем за три дня до начала отпуска.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков или составление его с нарушениями действующих правил влечет наложение административного штрафа в размере (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель

бюджетной организации"

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего — руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Cкачать форму графика отпусков, форма Т-7

Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков

Ниже вы можете скачать бесплатно график отпусков, форма Т-7.

Скачать график отпусков на 2018 год, Excel

Если вы предпочитаете Exel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, бланк формы Т-7 в формате Exel представлен ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, то все работники должны ознакомиться с ним под подпись. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если вы используете форму Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2018 год необходимо утвердить в 2017, а хранить до 1 января 2019 года.

1. Ст 123 ТК РФ гласит, что очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком. График отпусков должен составляться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год и утверждаться им не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2009 г. должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2008 г.

Заполняем образец графика отпусков на 2018 год

Отпуска могут предоставляться в любое время в течение года, но без нарушения нормальной работы организации. При составлении графика учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса.

Важное условие, которое необходимо соблюдать при составлении графика, — это то, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя и соответствующий выборный орган первичной профсоюзной организации изменить его. С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.

3. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно графики отпусков вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели.

4. При составлении графика отпусков следует учитывать, что для некоторых категорий работников законами предусмотрена такая льгота, как право использовать отпуск в удобное для них время года (ч 4 ст 123 ТК РФ). Число лиц, имеющих право на такую льготу, в настоящее время довольно значительно. К ним, в частности, относятся:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК);
• участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т.ч. и инвалиды (ст. ст. 14 — 19 Закона о ветеранах);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы" // ВВС РФ. 1993. N 7. Ст. 247);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы" // СЗ РФ. 1997. N 3. Ст. 349);
• лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона о донорстве);
• лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (ст. ст. 14 — 22 Закона о Чернобыле).

При составлении графика отпусков следует также учитывать право работника-мужчины получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам его жены, а также право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (см. коммент. к ст. 322).

В тех случаях, когда работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Внешнее и внутреннее совместительство Что такое оклад работника по тк рф

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением , за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

• чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
• чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
• чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования и ;
• а также для других целей, определяемых самим работодателем.

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

1. Утверждение формы графика отпусков

2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

• в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
• в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

• лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
• круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
• сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.

3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
• отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

• Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
• Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

• согласие работника (например, в форме заявления);
• чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.

5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

• собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
• составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

• при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
• при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
• при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются :

• в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
• в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
• в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
• в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

• Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
• Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков :

1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ
2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
3. Письма Роструда

• от 30.07.2014 N 1693-6-1;
• от 22.03.2012 N 428-6-1;
• от 20.12.2011 № 3683-6-1

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Г рафик отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом. Но не могут же все разом уйти в отпуск - кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации. Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем. Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 году дата утверждения графика отпусков на 2014 год должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

• сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в Примере 6);
• далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и
• только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 года в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 год, а в январе 2014 года или позже будут приняты на работу новые сотрудники. У них в 2014 году в вашей организации будет идти только первый год работы - отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении. Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. Схему 1):

• для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и
• за 1-й год работы - на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Схема 1

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Свернуть Показать

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. Пример 1).

Пример 1

Нерабочие и праздничные дни в период отпуска не включаются

Свернуть Показать

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Если бы в этот период не входил праздничный день, то выйти на работу человек должен был бы 17.03.2014 в понедельник.

Но 10 марта - нерабочий день (на него перенесен Международный женский день с 8 марта, которое в 2014 году приходится на субботу), поэтому он в число 14 календарных дней не входит и человек может выйти на работу на день позже - во вторник 18.03.2014.

Но при этом надо быть очень осторожным. Чтобы продлить свой отпуск за счет праздничных дней, в заявлении лучше укажите не только период отпуска (даты его начала и окончания), но и количество календарных дней. В рассматриваемом случае следует написать: «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.03.2014 по 17.03.2014 включительно на 14 календарных дней».

В трудовом законодательстве предусмотрены категории работников, которым установлена иная продолжительность отпуска:

• инвалиды - не менее 30 календарных дней;
• педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;
• работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, получают оплачиваемые отпуска или компенсацию при увольнении из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ);
• сезонным работникам - 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

По общему правилу право на отпуск у сотрудника возникает, если он проработал в организации непрерывно не менее 6 месяцев. Причем в ТК РФ не предусмотрено представление неполного ежегодно оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному времени. Он предоставляется в полном объеме, установленной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Таким образом, если работник, отработав полгода, просит отпуск в размере 28 календарных дней, которые полагаются за целый год работы, работодатель должен его дать.

Право на следующие 28 календарных дней отпуска возникает у работника после начала 2-го рабочего года, а не с 1-го января ближайшего календарного года. Такой порядок закреплен в ст. 122 ТК РФ, потому что рабочий год начинается со дня поступления человека на работу на основании трудового договора (это наглядно показано в Примере 2). Однако отпуск за 2-й и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в графике у конкретного работодателя.

Пример 2

Определяем год работы у конкретного работодателя

Свернуть Показать

Сотрудник был принят на работу 01.08.2010, тогда годы его работы в этой организации будут выглядеть следующим образом (по общему правилу, если нет исключений, предусмотренных ст. 121 ТК РФ):

Для исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, следует руководствоваться ст. 121 ТК РФ. При этом, если какие-либо периоды времени, в соответствии с данной статьей, не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

Пример 3

Свернуть Показать

В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если у сотрудника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть представлен и до истечения 6 месяцев работы .

Кроме того, работодатель обязан предоставить его ряду категорий работников по их заявлению в любом случае (ст. 122 ТК РФ):

• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается женщин, собирающихся в декрет, то независимо от стажа работы по их желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого женщине необходимо написать заявление и приложить документы, подтверждающие беременность, и работодатель обязан такой отпуск предоставить (письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

В противном случае работодателю грозят санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

• штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей, а за повторное нарушение - дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
• штраф для ИП - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• штраф для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на две части , одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. В то же время законодательно не установлено, на какое количество частей может быть разбит отпуск. Поэтому если достигнуто соглашение между работником и работодателем, то продолжительность отдельной части отпуска может быть любой (хоть два дня).

Обратите внимание на нижеследующую позицию Федеральной службы по труду и занятости РФ, изложенную в письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 (далее - Письмо):

• работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней), этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора;
• таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью 2 календарных дня (четверг и пятница), в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Но на практике очень часто именно эта ситуация и встречается, когда работодатель, предоставляя отпуск на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу), в обязательном порядке приплюсовывает к ним еще 2 календарных дня (субботу и воскресенье). Итого получается, что работник уходит в отпуск на 7 календарных дней (и драгоценные для человека 28 дней отпуска тают на глазах).

Если вам потребуются аргументы для защиты своих прав в отношении продолжительности отпуска, можете воспользоваться вышеуказанным Письмом в свою защиту.

Как учесть мнения работников?

График отпусков составляется для всех структурных подразделений на год. При его составлении учитываются положения законодательства РФ, особенности деятельности организации и пожелания работников. Подчеркнем, что пожелания сотрудников учитываются по мере возможности (законодатель четко оговорил, чьи просьбы и в каких случаях становятся для работодателя обязательными, например, супруге военнослужащего необходимо предоставить отпуск одновременно с ее мужем).

Чтобы легче было собрать пожелания работников, вы можете разработать для них форму заявления или опросного листа, на котором легче отображать мнения согласующих лиц и решение руководителя. Лучше составлять опросный лист:

• 1 вариант - для отпуска каждого работника - отдельный опросник:
  • сотрудник выражает свое намерение;
  • далее его оценивает непосредственный руководитель, знающий ситуацию в отделе в целом, и, если нужно, корректирует запрошенный период отпуска. Свое мнение могут вносить на опросный лист не только непосредственный руководитель, но и управленцы более высокого уровня либо смежных подразделений;
  • мнение самого высокопоставленного руководителя (если их несколько на опроснике) является окончательным,
  • если оно отличается от первоначального запроса работника на свой отпуск, то важно, чтобы работник письменно на этом листе отразил свое ознакомление (а лучше - согласие) на изменения, проставив дату и подпись;
• 2 вариант - на 1 листе собирается информация об отпусках всех сотрудников подразделения: по каждому оформляется своя строка в таблице.

Опросный лист вы можете сделать любым, опираясь на предложенные нами наработки. Если у вас на руках будут заполненные документы, из которых видно, кто когда хочет уйти в отпуск, это значит, что вы провели работу по учету мнения работников при подготовке графика отпусков (именно этого требует ТК РФ от работодателя).

Когда пожелания всех работников собраны в таблице одного документа либо отдельными опросными листами, руководителю легче анализировать информацию и увидеть, какие пожелания легко выполнимы, а какие - взаимоисключающие и требуют корректировки.

Результат анализа заносится в проект графика отпусков.

По какой форме составлять график отпусков?

Напоминаем, что форма № Т-7 графика отпусков была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но в связи со вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно его ст. 9, формы первичных учетных документов коммерческой организации теперь утверждает ее руководитель, они лишь должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

На практике легче воспользоваться проверенной временем и всем знакомой формой № Т-7 и утвердить ее в организации (если нужно, то немного подкорректировать).

Как заполнять график?

Табличная часть графика (мы говорим о привычной форме № Т-7) может быть составлена как в алфавитном порядке , так и в порядке подчиненности . Возможно принять порядок заполнения по очередности запланированных дат отпусков . В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом суммируются основной и дополнительный отпуск.

Отпуск включает в себя не только основной и дополнительный оплачиваемый отпуск, но и не использованные работником календарные дни за предыдущие периоды. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (которые ранее не удалось отгулять) могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (оба алгоритма показаны в Схеме). Такие разъяснения дает Роструд в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Но следует помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он представляется .

На момент утверждения в табличной части графика отпусков должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., табельный номер (в случае его присвоения), количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала (см. Пример 4).

Следующие графы (7-10) заполняются по мере использования сотрудниками отпуска. Так, фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания.

Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска в рамках того же года. Если же отпуск вовсе не предоставлялся или смещен на другой год, то такие сведения отражаются в последней 10-й графе «Примечание». Сюда могут вноситься и иные сведения, например, почему ежегодный отпуск у работника более 28 календарных дней или почему в данном году ему предоставляется менее 28 календарных дней отпуска.

Как уведомлять работников о предстоящем отпуске?

Работодатель обязан предупредить работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого можно завести журнал, в котором отражается факт уведомления.

В некоторых организациях сразу ознакамливают всех сотрудников с графиком отпусков после его утверждения, но к такому варианту проверяющие органы относятся скептически - ведь если отпуск у человека в ноябре 2014 года, а уведомляют его путем ознакомления под подпись с графиком в конце 2013 года, то он вполне может об этом забыть. Кстати, обязанность знакомить работников с самим графиком отпусков организации или отдела на законодательном уровне не установлена. Такое решение может быть принято внутри организации путем внесения дополнительной графы в график отпусков, где сотрудники поставят подпись об ознакомлении под своими данными об отпуске - и тут важно:

• рядом с подписью об ознакомлении ставить дату ознакомления;
• ознакамливать сотрудников с графиком не сразу после его утверждения, а каждого отдельно недели за 2-3 до даты начала его отпуска.

Тем самым они будут своевременно уведомлены о времени начала своего отпуска.

Третий способ уведомления - направлять работнику не позднее двух недель до его отпуска отдельный документ. Этот вариант по сравнению с предыдущими имеет ряд преимуществ:

• работник получает информацию о себе и не видит «лишнего»;
• если обстоятельства у человека изменились и он хотел бы перенести свой отпуск, то в данном документе он сможет это отразить;
• более того, можно разработать форму извещения так, чтобы уведомлять об отпуске и непосредственного руководителя будущего «отпускника», который тоже сможет оценить перспективы скорой потери бойца и успеть внести свои коррективы;
• кто бы ни был инициатором переноса отпуска, другая сторона должна иметь возможность обозначить письменно свою позицию.

Ведь утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому возможность отступления от него в большинстве случаев допустима лишь с согласия обеих сторон (если особый порядок не прописан законодателем для данного случая, ведь работник, например, может быть необходим организации для устранения последствий аварии на производстве, которые грозят жизни и здоровью других членов коллектива).

Когда выгоднее идти в отпуск в 2014 году?

Чтобы удлинить свой отпуск, вы можете подбирать его даты так, чтобы они примыкали к выходным и нерабочим праздничным дням либо «захватывали» праздники (как в Примере 1). Поэтому многие стараются «присоединить» к отпуску такие длительные праздники, как майские или новогодние.

Но тут нужно понять, что для вас важнее. В месяца, щедрые на праздничные дни, размер отпускных будет меньше, чем в другие. Рассмотрим это наглядно:

Пример 5

Соотношение стоимости рабочего дня и отпускного в разных месяцах 2014 г.

Свернуть Показать

Допустим, оклад работника - 40 000 руб. и он работает полностью расчетный период. Тогда легко рассчитать стоимость его рабочего дня, а также среднедневного заработка для оплаты отпускных. Воспользуемся данными нижеследующей таблицы. Например, в январе:

• стоимость рабочего дня: 40 000,00 руб. / 17 рабочих дней месяца = 2 352,94 руб.;
• стоимость отпускного дня: 40 000,00 руб. × 12 мес. / 12 мес. × 29,4 = 1 360,54 руб.

По разнице этих двух показателей (см. последнюю графу) видно, в каком месяце, идя в отпуск, работник больше теряет.

Чем меньше отклонение между стоимостью рабочего дня и стоимостью отпускного дня, тем меньше работник теряет, уходя в отпуск в этом месяце.