bleat.ru → Болезни ЖКТ

Как сделать первые записи в трудовой книжке. Как правильно заполнять трудовую книжку

Алгоритм заполнения и корректировки личных документов сотрудников отражен в законе. В статье разберем, за какие записи в трудовой книжке не будет последствий.

Из этой статьи вы узнаете

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка - основной документ о . Записи в нем делайте в период работы сотрудников в компании, но внимательно проверяйте уже внесенную информацию при трудоустройстве. Вписывайте сведения о приеме, переводах, получении новых профессий, об увольнении. Если человеку повысили квалификацию, наградили за успехи в работе, сделайте отметку в документе.

Информацию вносите на основании приказа директора. Следите, чтобы она дублировала текст приказа. Это следует из 10 пункта Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года под № 225.

Ведите личные документы на каждого человека, который работает в компании больше пяти дней. Но учитывайте, что работа для сотрудника должна быть основной, а не совместительству (ч. 3 ст. 66 ТК). Узнайте о том, от экспертов «Системы Кадров».

Обратите внимание! Не просите от сотрудника написать заявление, на основании которого вносятся записи в трудовую. Оно нужно только в случаях, когда документ утерян или требуется завести новый.

Прежде чем делать записи в трудовой книжке , изучите нормативную базу:

Постановление Правительства под №225 - правила ведения, хранения трудовых.
Постановление Министерства Труда под №69 - требования к заполнению документов, фиксирующих деятельность.
Трудовой кодекс: ст. 66, ст. 192-193, ст. 83.
Ст. 5.27 КоАП - последствия несоблюдения законодательства относительно учета, ведения и хранения книжек.

Совет от редакции: если вы сомневаетесь, как правильно оформлять , вкладыши в них и другие личные документы сотрудников, пройдите курс в по направлению «». Вы узнаете много актуальной информации, которая облегчит повседневную работу. После обучения выдадут диплом, подтверждающий квалификацию.

Как делать записи в трудовой книжке: образец заполнения титульного листа

Если нужно сделать запись в трудовой книжке сотрудника, но у него это первое место работы, заведите новый документ. Заполните разделы, предусмотренные для внесения личных данных. Проверьте правильность написания сведений. При обнаружении ошибок документ подлежит уничтожению, но при условии, что в нем нет иных записей, и заводится новый бланк. При заполнении бланков следуйте Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69.

Если завели новую , заполняйте ее с титульного листа. Впишите сведения о работнике. Укажите фамилию, имя, отчество и дату рождения. Сделайте записи на основании паспорта. Заполните сведения об образовании по документу: удостоверению, аттестату или диплому (п. 2.1 Инструкции под № 69).

Укажите профессию или же специальность (п. 9 Правил под № 225). Напишите дату, когда заполнили титульный лист. Попросите сотрудника поставить подпись. Обязательно заверьте документ своей подписью. Если компания использует печать, поставьте ее (п. 2.2 Инструкции под № 69).

Практическая ситуация

По общему правилу, работодатели продолжают вести предъявленную трудовую книжку (). Если специалист поступает на работу впервые, трудовую заводит работодатель. Организация вправе приобретать бланки документа только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утв. )…

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу

Способ внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал

Филиалы вправе заключать трудовые договоры, если директоры наделены полномочиями по доверенности (ч. 4 ст. 20 ТК). Но работодателем по договору все равно считается головная компания. Запись о приеме на работу в филиал укажите в основном разделе третьей графы в сведениях о трудоустройстве: «Принята на должность бухгалтера во Владимирский филиал».

Делая запись в трудовой о приеме, правильно пишите наименование филиала. Указывайте его номер, если он есть. Опирайтесь на , чтобы не допустить ошибок. Узнайте, . В «Системе Кадры» вы найдете алгоритм действий, который поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов и сотрудников.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.

Правила внесения записей:

Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2011)

Инструкция

1 шаг. Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи , проверьте их правильность.

Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными.
Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987).
Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»).
Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»).
Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу.
Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали.
Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

2 шаг - Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы:
1 графа - номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не - штампа).
2 графа - дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку).
3 графа - сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью.
4 графа - основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

3 шаг - В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетных званиях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п., производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе».

Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

4 шаг - Оформляйте запись в трудовой книжке по совместительству, если этого желает работник. Но это можно делать только в отделе кадров по основному месту работы.

Обратите внимание:

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно.
2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку.

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

Обратите внимание! В графе 2 ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Вместе с тем в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после 6 октября 2006 года. Многие специалисты сходятся во мнении, что поскольку до 06.10.2006 г. предпринимателям не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением. Поэтому они предлагали внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника, датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (графа 2 - 06.10.2006; графа 3 - наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу).

Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в письме Минсоцздравразвития от 30 августа 2006 г. № 5140-17 (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

Сведения в трудовой книжке о награждениях

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги :

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Записи в трудовой книжке об увольнении

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.

Окончание примера.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

По материалам группы консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»

Работа по совместительству

Право вносить запись о прекращении трудового договора, заключенного на условиях совместительства, принадлежит работодателю только по основному месту работы. Работодатель не вправе вносить какие-либо записи в трудовую книжку работника, работающего у него по совместительству. Следовательно, произвести запись о переводе работника-совместителя на другую работу (об увольнении его с работы) можно только после внесения записи о приеме такого лица на работу по основному месту работы. И только потом, когда у работника появится основное место работы, работодатель вправе внести в трудовую книжку запись об увольнении его с работы как совместителя.

Учитывая такие сложности, на практике переход с работы по совместительству оформляется путем приема на работу по месту основной работы и прекращения трудового договора, заключенного на условиях совместительства.

Запись в трудовой книжке о внешнем и внутреннем совместительстве

Трудовые гарантии совместителям
Гарантия	Пояснение
Совместителям положен ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности	Совместитель имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и на дополнительный оплачиваемый отпуск, если он по закону ему полагается (ст. 116 ТК РФ)
Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе	Если по совместительству сотрудник не отработал еще шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). Если отпуск по основной работе больше отпуска по совместительству, то оставшиеся дни совместитель может взять без сохранения зарплаты (ст. 286 ТК РФ)
На работе по совместительству выплачивается пособие по временной нетрудоспособности	Раньше внешним совместителям пособие выплачивалось только по основному месту работы, но после вступления в силу Федерального закона от 29 декабря 2006 г. 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» больничный лист оплачивается по всем местам работы. На нем делается пометка «Внешний совместитель» (письмо ФСС РФ от 11 января 2007 г. № 02-18/07-132)
Совместителю устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени	Совместитель должен работать не более четырех часов в день. В дни, когда он свободен от основной работы, он может работать полный рабочий день. За месяц (другой учетный период) он должен отработать не больше половины нормы, установленной для основных работников (ст. 284 ТК РФ)
Гарантии, связанные с обучением, и гарантии для работников Крайнего Севера	Предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ)
Другие гарантии, предусмотренные законом, коллективным договором, локальными актами организации	Предоставляются совместителям в полном объеме (ст. 287 ТК РФ)

Вопрос-ответ

При оформлении приказа на работника по совместительству в графе «С тарифной ставкой (окладом)» указывается полный оклад по штатному расписанию или сумма, составляющая 0,5 ставки?

Светлана Майорова, инспектор отдела кадров (г. Воронеж)

В штатном расписании должность совместителя указывается как целая единица с полным окладом. Но если вы укажете полный оклад в приказе о приеме на работу и трудовом договоре, то у работника будет основание требовать выплаты целого оклада. Поэтому в договоре и в приказе нужно указать ту зарплату, которую будет фактически получать работник, а кроме этого, определить условия, на которых выплачивается именно такая сумма. Совместитель может получать зарплату пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки или на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ).

Сотрудница (внешний совместитель) по основному месту работы ушла в декретный отпуск, предъявив там подлинник больничного листа. Как быть с дальнейшим оформлением ее трудовых отношений по совместительству?

Людмила Королева, начальник отдела кадров (г. Ростов-на-Дону)

На работе по совместительству сотрудница пользуется теми же гарантиями, что и на основной работе. В вашей организации она также имеет право уйти в отпуск по беременности и родам и рассчитывать на выплату декретных (ст. 255 ТК РФ). Правда, для этого она должна написать заявление и приложить к нему больничный лист, выданный в установленном порядке. Обращаем ваше внимание на то, что теперь больничные листы по беременности и родам, а также по временной нетрудоспособности выдаются и для предъявления на работе по внешнему совместительству (раньше пособие выплачивалось только по основному месту работы и больничные выдавались в единственном экземпляре)*. Если сотрудница не предъявила листок нетрудоспособности, у вас пока нет оснований предоставлять и оплачивать ей отпуск по беременности и родам. Рекомендуем уведомить об этом вашу работницу.

образец

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 35-ТД

(Извлечение)

Закрытое акционерное общество «Диана» (ЗАО «Диана»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Матвеева Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Полякова Мария Семеновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Работодатель принимает Работника в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда.

1.2. Работа по настоящему договору является для Работника работой по внутреннему совместительству.

1.3. Оплата труда Работника производится пропорционально отработанному времени. С учетом характера и режима работы заработная плата Работника ежемесячно составляет 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.

4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА

4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье.

4.2. Работнику устанавливается следующий график работы: понедельник, среда, пятница с 15.00 до 19.00; вторник и четверг с 9.00 до 12.00.

Оформление трудовых отношений с генеральным директором

* Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

** Федеральный закон от 8 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Вопрос-ответ

Как оформить прием на работу директора организации, если он является ее единственным учредителем?

Ирина Федоткина, менеджер по персоналу (г. Москва)

Если генеральный директор является единственным учредителем компании, то нормы главы 43 Трудового кодекса, регулирующие трудовые отношения с руководителем организации, на него не распространяются. Это означает, что с таким директором не нужно заключать трудовой договор. Соответственно отпадает необходимость и в оформлении приема на работу (не нужно издавать приказ, вести личную карточку, заполнять трудовую книжку). Деятельность таких руководителей по управлению организацией регулируется нормами нетрудового, а гражданского права.

К ак правильно сделать запись в трудовую книжку генерального директора АО или ООО при приеме и увольнении?

Зинаида Шаповал, менеджер по персоналу (г. Санкт-Петербург)

Записи в трудовую книжку генерального директора производятся в том же порядке, что и всем остальным работникам. Порядок ведения трудовой книжки подробно описан в «Инструкции по заполнению трудовых книжек»*. В отличие от обычных сотрудников, которым в трудовой книжке при приеме на работу пишется слово «принят», в отношении генерального директора, как правило, используется формулировка «назначен» (п. 1.3 Инструкции) - «Назначен на должность генерального директора». В качестве основания можно указать протокол общего собрания участников (учредителей) общества об избрании генерального директора или приказ самого генерального директора о том, что он был избран на эту должность и приступает к выполнению своих обязанностей (можно указать и протокол, и приказ).

Запись об увольнении генерального директора ничем не отличается от обычной записи об увольнении по соответствующему основанию.

Может ли генеральный директор быть совместителем и быть оформленным на 0,1 ставки? Где это прописано?

Дарья Юрьева, инспектор отдела кадров (г. Набережные Челны)

Генеральный директор может работать по совместительству как в своей организации, так и у другого работодателя. Правда, в последнем случае он должен заручиться согласием уполномоченного органа юридического лица (общее собрание учредителей или участников, совет директоров), либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица. Это закреплено в статье 276 Трудового кодекса. Работник, в том числе и генеральный директор, может работать по совместительству на любых должностях, даже одноименных (ст. 60 ТК РФ). Таким образом, гендиректор одной фирмы вполне может трудиться по совместительству гендиректором и в другой организации.

Что касается продолжительности рабочего времени по совместительству, то сотрудник может работать не более четырех часов в день - на полставки (ст. 284 ТК РФ). Он вполне может трудиться и меньше, например на 0,1 ставки, что составит 4 часа в неделю.

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца , т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней . Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

ФИО . Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
Дата рождения . Требования к записи дат мы уже изложили выше.
Образование . Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
Профессия/специальность . Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
Дата заполнения трудовой . Требования те же.
Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
В конце ставится печать .

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму.
Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку . Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
В графе 1 – порядковый номер записи.
Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»

Пример записи об увольнении:

Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
Отсутствие необходимых подписей и печатей.
Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.