Почему офис-менеджер, а не секретарь? Разница между офис-менеджером и секретарем.

На вопрос Чем отличается секретарь от офис-менеджера? заданный автором Ёветочек лучший ответ это Отличаются НазваниемИ с чего Вы взяли что это позорная профессия?

Ответ от Вровень [гуру]
Секретарь это по отечественному, офис менеджер это по буржуйски!

Ответ от Проскочить [новичек]
У офис-менеджера больше обязанностей! Это должность вбирает в себя от каждого отдела по чуть чуть! Например, и кадровые дела, и допустим от отдела продаж...

Ответ от сложносокращенный [мастер]
Слово менеджер становится ругательным

Ответ от Ёнежок [гуру]
Ничем. А я еще работаю на должности старшего лаборанта в одном из ВУЗов и это тот же секретарь или офис-менеджер...

Ответ от Наталья [гуру]
Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу - от написания писем до покупки цветов его жене. Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности. И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь» , хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата. Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т. д. Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше. Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов:
установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
совершенствование качества оказываемых услуг;
координация и контроль договорной деятельности.
Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.

С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.

Определения

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

Секретарь

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Сравнение

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Офис-менеджер

Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.

Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.

Около 15 лет назад в деловом общении россиян появился новый термин «офис-менеджер». В настоящее время рынок труда существенно расширился за счет увеличения спроса на новые должности. Руководитель смог официально делегировать свои полномочия, назначая управленцев высшего и среднего звена. Одним из таких управленцев стал офис-менеджер.

В этой статье вы прочитаете:

• Кто такой «офис-менеджер» и чем он отличается от секретаря
• Чем занимается офис-менеджер в компании
• Какие должностные инструкции и обязанности у офис-менеджера
• Каким должен быть идеальный офис-менеджер
• Есть ли перспективы в работе офис-менеджера

В задачу офис-менеджера входит рациональная организация рабочего процесса в офисе, решение актуальных вопросов по существу работы административно-управленческого персонала. Хотя, в силу разных причин, некоторые компании принимают клиентов в управленческой части офиса, тем не менее, офис-менеджер компании должен работать с административно-управленческим персоналом (АУП).

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Офис-менеджер: не путать с секретарем

В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.

Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».

В настоящее время офис-менеджер компании – это специалист, выполняющий функции руководства компанией и подчиняющийся директору. Сущность его работы заключается в организации и обеспечении рационального рабочего процесса в офисе. Важно понимать, что такое «офис». Это – не что иное, как обособленная структура компании, которая:

• выполняет административные функции;
• взаимодействует с клиентами;
• располагает площадью для размещения АУП.

Следовательно, в функции офис-менеджера входит решение задач, обеспечивающих рациональное выполнение вышеобозначенных функций.

Руководящие функции по обеспечению материально-технического снабжения возложены также на офис-менеджера, и на крупномасштабных предприятиях заведующий хозяйством работает, непосредственно, под его руководством.

Руководством работой вспомогательного персонала (или младшего обслуживающего персонала – поваров, уборщиц, курьеров и т.п.) занимается все тот же офис-менеджер. Вероятно, не многим знакома должность секретаря-ресепшиониста, тем не менее, в некоторых организациях она включена в штатное расписание, и указанный сотрудник находится в подчинении офис-менеджера. Четкая организация рациональной работы подчиненных и обеспечение своевременного контроля их профессионально-трудовой деятельности – это те функции, которые возлагаются на офис-менеджера.

• Стимулирование персонала: материальное и нематериальное

По части организации взаимодействия с деловыми партнерами, офис-менеджер отвечает за встречу гостей в аэропорту, бронирование мест в гостинице, расселение, содействует в решении текущих проблем. Когда предприятие взаимодействует с иностранными компаниями – знание языков входит в обязанность офис-менеджера.

Если в рамках офиса не предусмотрено кафе, то именно этот сотрудник обеспечивает «горячую линию» для воздушных пирожных и кофе-машины. Одной из «аппетитных» функций офис-менеджера является организация доставки в офис горячих блюд из мест общественного питания.

Функции офис-менеджера в повседневной жизни компании

Функции офис-менеджера условно подразделяются на 5 групп. Среди них:

1.Управленческие функции, в соответствии с которыми определен круг обязанностей:

• планирование профессионально-трудовой деятельности сотрудников офиса;
• разработка и контроль функционирования организационной структуры офиса;
• руководство деятельностью обслуживающего персонала (администратора, секретаря, диспетчера, курьера и т.п.), организация профобучения и стимулирование карьерного роста, распределение трудовых обязанностей и т.п.;
• разработка принципов и методов реализации корпоративной культуры и профессиональной этики;
• разработка стратегии общения с деловыми партнерами и клиентами.

2. Административные обязанности, предполагающие разработку схемы эффективного взаимодействия структурных подразделений компании, подготовку предложений по «зонированию» офиса и т.п.

3. Хозяйственные обязанности, включающие:

Обеспечение сотрудников офисной техникой и сопутствующими материалами, их установка на рабочее место и регистрация в органах технического обслуживания; взаимодействие со службами сервиса и т.п.

4. Контрольные обязанности, включающие:

• аттестацию сотрудников офиса компании;
• разработку системы внутренней отчетности;
• инвентаризацию материальных ценностей.

5. Отчетные обязанности, предполагающие подготовку и представление отчетности вышестоящему руководству.

С учетом вышеизложенного, можно заключить, что от деловых навыков и личных качеств офис-менеджера зависит, насколько успешно будут развиваться дела в офисе (следовательно – и во всей компании). Без сомнения, эта должность является одной из «ключевых», поэтому так высоки требования к кандидатуре, выполняющей функции офис-менеджера.

Необходимо отметить, что вышеизложенные требования в идеале рассматриваются кадровыми службами крупномасштабных предприятий.

В рамках небольших предприятий, должность офис-менеджера компании может рассматриваться как руководитель среднего звена. В таких случаях этот специалист получает доступ к ограниченным (по сравнению с обозначенными) полномочиям. Кроме того, в его обязанности как руководителя среднего звена входит: ведение делопроизводства, совмещение функций с менеджером по персоналу (собеседование при приеме на работу новых сотрудников, поиск и привлечение квалифицированных специалистов и т.п.).

• Материальная мотивация персонала: 4 уровня лояльности

В некоторых случаях должностная инструкция офис-менеджера обязует его вести первичную бухгалтерию (выписка и учет приходных и расходных кассовых ордеров, счетов-фактур, заполнение и регистрация товарно-транспортных накладных, и т.п.). В рамках торговых предприятий, офис-менеджер должен вести переговоры с клиентами и координировать процесс реализации товаров или услуг. Однако, это обстоятельство вызвано определенной безграмотностью руководящего состава в вопросах кадровой политики и намерением руководителей содержать в штате «универсальный» персонал.

Секреты профессии: офис-менеджер

Современных молодых людей интересует профессия «офис-менеджер компании» и обязанности, которые необходимо уметь выполнять, работая на этой должности. Это не удивительно, ведь перед явкой на собеседование следует узнать, какие позитивные или негативные моменты таит в себе будущая работа?

Естественно, сначала рассмотрим «плюсы».

Высокий спрос на специалистов данной профессии;

Перспектива карьерного роста;

Приобретение ценного опыта и возможность перехода на вышеоплачиваемую должность;

Развитие коммуникативных навыков.

Наряду с преимуществами, работа офис-менеджер отличается и некоторыми сложностями. Негативные моменты сводятся к следующему:

• многоплановость решаемых задач;
• повышенная психо-эмоциональная нагрузка;
• необходимость выполнять личные просьбы руководителя (да, и довольно часто!);
• высокий уровень ответственности за работу подведомственных служб.

Тем не менее, старательные и нацеленные на конечный результат соискатели делают свой выбор в пользу должности «офис-менеджер». Им рекомендуется подробнее ознакомиться с должностной инструкцией. Основные положения этой инструкции перечислены ниже.

Должностная инструкция офис-менеджера

Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:

1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;

Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.

Обеспечивать подготовку рабочего процесса офисных сотрудников, решать вопросы организации и обустройства рабочих мест, организовывать тестирование используемого рабочего оборудования, контролировать санитарные, климатические и экологические условия работы в офисном центре (влажный и температурный режим, вентиляция, освещение, видеонаблюдение и т.п.);

Осуществлять своевременный контроль состояния инженерно-технических систем и офисных коммуникаций, следить за взаимодействием с сервисными центрами по обслуживанию используемого оборудования, осуществлять проверку их функциональности. За состояние оргтехники в офисе отвечает офис-менеджер, должностные обязанности которого на это указывают однозначно;

Решать вопросы обеспечения специалистов офиса соответствующим оборудованием, техническими средствами, вспомогательными материалами, инвентарем. Выявлять потребности компании в материально-техническом оснащении и расходных материалах, следить за непрерывностью поставок канцтоваров, заключать договоры с производителями и розничными торговыми сетями, заниматься мониторингом цен и скидок;

Оформлять доверенности для должностных лиц, определять порядок закупа товароматериальных ценностей (ТМЦ) и расчетов с поставщиками. Эта работа также входит в функции офис-менеджера.

Определять размер бюджета, необходимого для финансирования накладных расходов, заниматься вопросами оптимизации хозяйственных издержек;

Организовать хранение ТМЦ (канцелярских принадлежностей, сопутствующих расходных материалов) и их выдачу сотрудникам офиса;

Совместно с материально ответственными лицами проводить инвентаризацию ценностей, имеющихся в офисе;

Заниматься вопросами организации и координирования офисного делопроизводства (регистрация и движение входящей и исходящей деловой документации, надлежащее хранение документов и т.п.);

Вести деловую переписку в рамках той компетенции, которую предполагает должность офис-менеджера;

Заниматься организацией: приемов и регистрации гостей, деловых встреч, делегаций; получения визитных карточек, их систематизацией и хранением; технического и финансового обеспечения конференций, обучающих семинаров, совещаний и аналогичных встреч и мероприятий;

Организовывать важные рабочие переговоры и от имени компании участвовать в них, управлять переговорами в лучших традициях корпоративного этикета, следить за качеством документального оформления результатов переговоров, в пределах обозначенной компетенции проводить анализ итогов деловых встреч;

Руководить рабочим процессом и сотрудниками офиса: распределять трудовые обязанности, разрабатывать стандартные требования к качеству профессионально-трудовой деятельности, доводить до сведения сослуживцев Приказы и Постановления в отношении их работы, обеспечивать контроль исполнения директивных указаний. Функции должностные офис-менеджера наделяют его соответствующими полномочиями;

Организовать работу диспетчеров и секретарей, ответственных за входящие звонки, управлять исходящими звонками и переадресацией входящих звонков, приемкой и отправкой телеграфных и электронных сообщений, контролировать вопросы делового этикета офисных работников. Если часть этих работ выполняет секретарь, офис-менеджер обязан проконтролировать его работу;

Проверять качество трудовой дисциплины офисных работников, составлять и утверждать график работы офиса, выявлять случаи нарушения трудовой дисциплины и исследовать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять меры, позволяющие обеспечить надлежащий уровень трудовой дисциплины;

Назначать материально-ответственных лиц с целью обеспечения сохранности ТМЦ и контроля их целевого использования, определять размер ТМЦ, подлежащий передаче в подотчетность утвержденному ответственному лицу;

Контролировать соблюдение офисными работниками правил этикета, деловой переписки, общения и корпоративной культуры. Работа офис-менеджера требует от специалиста поддержание репутации компании на должном уровне.

Планировать и разрабатывать план мероприятий по совершенствованию и качественному улучшению дисциплинарной ответственности сотрудников, внедрять эффективную систему мотивации их профессионально-трудовой деятельности, разрабатывать критерии морального и материального стимулирования специалистов и ответственных работников, производить своевременный контроль расходования указанных ресурсов;

Разрабатывать, рекомендовать к использованию мероприятия по исключению из рабочей практики конфликтных ситуаций, при необходимости принимать участие в разрешении спорных ситуаций и в рамках своей компетенции оказывать помощь сотрудникам. Если на предприятии работает ответственный офис-менеджер, обязанности поддерживать благоприятный психологический климат он воспринимает как естественную необходимость;

Заниматься координацией профессионально-трудовой деятельности офиса (по завершении рабочего дня и началу работы следующего дня, наведение порядка на рабочих местах в офисе, постановка и урегулирование организационных задач при выходе из строя оргтехники, инженерных и коммуникационных систем, отключении электроэнергии и т.п.);

Обеспечивать и контролировать вопросы взаимодействия офисных сотрудников со структурными подразделениями предприятия;

Совместно с представителями службы безопасности разрабатывать и внедрять эффективные мероприятия по обеспечения информационной безопасности и соблюдению внутриофисного режима;

Руководить процессом подготовки и представления документации вышестоящим должностным лицам согласно внутреннему порядку представления отчетности.

Исходя из вышеизложенного, очевидно, что любой компании, расширяющей географию и качество обслуживания, требуется офис-менеджер.

Офис-менеджер как фундамент компании

В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.

С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.

В частности, когда речь идет об организации рабочего места офис-менеджера, в инструкции должны быть однозначно отражены рабочие моменты:

• на кого из сотрудников возлагается ответственность за прием на работу офис-менеджера;
• кто наделен полномочиями освобождения сотрудников от занимаемой должности;
• какова вертикальная структура подчиненности и подотчетности на предприятии;
• какой специалист обязан исполнять функции офис-менеджера, когда последний отсутствует и т.п.

Общие положения содержат информацию о том, каким уровнем знаний и навыков должен располагать соискатель должности офис-менеджера.

По инструкции, так же, как и секретарь, офис-менеджер находится в подчиненности у генерального директора. Младший обслуживающий персонал подчиняется администраторам офиса.

Права офис-менеджера

Среди прав, описанных в должностной инструкции офис-менеджера, следует обозначить:

Право на предоставление достоверной, объективной и полной информации, соответственно, руководителю, сотрудникам офиса и третьим лицам. В связи с этим, он имеет право запрашивать информацию в том объеме, который необходим для решения рабочих задач;

Право на озвучивание рацпредложений и потребности в них;

Право требования оптимальных условий для работы. В случае необходимости продолжать работу при наличии определенных условий, офис-менеджер имеет право требовать предоставления таких условий;

Право принимать решения и действовать в пределах компетенции. После изучения должностной инструкции, этот специалист вправе давать распоряжения и принимать самостоятельно те или иные решения, не выходя за рамки своей компетенции;

Данный перечень прав офис-менеджера не является исчерпывающим, и на каждом предприятии он может быть дополнен или изменен с учетом внутренних потребностей (но не в противоречии с действующим законодательством).

Ответственность офис-менеджера

В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:

Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.

Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;

Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.

Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.

Требования, предъявляемые к должности «офис-менеджер»

Образование – высшее, в приоритете – экономическое. Курсы повышения квалификации, дополнительное образование – приветствуются. В ракурсе должности офис-менеджера важен не только образовательный уровень, но и практические навыки, способность оперативно принимать верные решения и внедрять действенные принципы управленческой стратегии. По этой причине приоритетным требованием к соискателям на должность офис-менеджера выступает наличие высшего образования и стажа работы. При желании, можно пройти дополнительное обучение, записавшись на специальные курсы офис-менеджера.

Уровень профессиональных знаний по направлениям:

Назначение офиса и его трудовые функции;

Принципы зонирования офиса;

Виды оборудования, используемые для работы в офисе;

Знание правил эксплуатации оргтехники и прочих технических средств;

Знание основ менеджмента;

Области профессиональной деятельности офисных работников;

Основы снабженческой деятельности;

Принципы и способы стратегического планирования;

Контрольные мероприятия, цели, задачи;

Мотивация сотрудников на предприятии;

Основы психологии;

Основы делопроизводства и профессиональной этики;

Основы трудового распорядка;

Знание правил техники безопасности и охраны труда;

Знание основ бухгалтерского учета и отчетности.

3. Стаж практической деятельности. Обычно работодателей интересуют соискатели, располагающие, как минимум, 3-х летним стажем практической деятельности в качестве руководителей. На небольших предприятиях требуемый стаж может составлять от 1 года. Если вы претендуете на вакансию офис менеджер, должностные обязанности следует знать на «отлично».

Личностные характеристики. Высокие организаторские способности, эрудиция, коммуникативные навыки, эмоциональная уравновешенность, способность оперативно решать нестандартные задачи. Как правило, такими качествами располагает человек, достигший 25-летнего возраста (и старше).

Прочее. Кроме вышеобозначенных требований, в работе офис-менеджера полезно знание иностранных языков.

Основными личностными качества специалиста «офис-менеджер» являются: пунктуальность, исполнительность и оперативность. Практика подтверждает, что задачи офис-менеджера требуют незамедлительного и стратегически верного выполнения.

Способность быстро запоминать и перерабатывать информацию, как и умение концентрироваться в любых условиях, являются необходимыми качествами офис-менеджера. Общительность, доброжелательность, высокие коммуникативные навыки помогут ему быстро ориентироваться в деловых переговорах и успешно заключать выгодные сделки.

Этот специалист должен обладать грамотной устной речью и письмом, логическим мышлением, деловым этикетом и знаниями офисных программ. Должностная инструкция офис менеджера предполагает работу специалиста в этой области.

Не помешают и личные связи соискателя. На практике нередки случаи, когда выходит из строя оргтехника, или электропроводка и т.п. В таких и аналогичных ситуациях личные связи, к примеру, со специалистами по ремонту оргтехники, будут способствовать установлению прочных партнерских отношений.

К поиску офис-менеджера нужно подходить тщательно

Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.

Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.

• Депремирование сотрудников: когда применять жесткие цели

В процессе отбора мы рассматривали соискателя на предмет соответствия рамкам корпоративной этики, принятым в нашей компании. Не менее важно и то, готов ли кандидат взять на себя ответственность за нестандартную ситуацию, и способен ли найти оптимальное решение в сложных условиях, как предполагает инструкция офис-менеджера. Я подбирала не столько исполнителя, сколько управленца, способного справиться с любым поручением. Обеспечив нужные коммуникации, мы могли бы оперативно включить такого человека в работу.

Кому нужен офис-менеджер компании? Зарплата, перспективы

Такой сотрудник как офис-менеджер востребован на тех предприятиях, где у руководителя имеется офис, несколько сотрудников по найму, между которыми распределены рабочие функции. Безусловно, на крупномасштабном предприятии, где функционируют несколько офисов, потребуется не один офис-менеджер. В отличие от них, мелкие предприятия могут содержать в своем штате одного такого специалиста.

Среднемесячный размер заработной платы офис-менеджера, в зависимости от ресурсов работодателя и круга должностных обязанностей , составляет 25 – 50 тыс. рублей. Если вести речь о средней зарплате офис-менеджера по регионам, то она составляет около 35 тыс. рублей. Если вы претендуете на эту должность, вам необходимо грамотно составить резюме офис менеджера, образец этого документа можно скачать в интернете.

Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит также от того, к какому звену относится сотрудник. Зарплата служащего высшего звена, естественно превышает уровень оплаты офис-менеджера младшего или среднего звена.

Имеются ли перспективы профессионального и карьерного роста у офис-менеджера? Да, такие перспективы существуют, хотя их перечень не велик.

Итак, офис-менеджер компании может получить статус менеджера по персоналу. Имея наклонности к учету, офис-менеджер может переквалифицироваться в бухгалтера. Руководящими функциями бухгалтер не наделен, но при условии получения высшего экономического образования, перспектива роста до должности главного бухгалтера или финансового директора существует однозначно.

• Мотивация менеджеров по продажам: идеи от практиков

Если обнаружатся наклонности к изучению спроса и увеличению объемов продаж, можно получить работу в отделе рекламы и маркетинга. Навыки и функции должностные офис-менеджера в данном случае будут большим «плюсом».

Более очевидно развитие по административной направленности, например, до статуса административного директора, который возглавляет работу отдела логистики и транспорта, отдела информационных технологий. При этом должностные обязанности существенно расширятся, что соответствующим образом отразится на размере заработной платы.

Если вы претендуете на данную должность, то резюме офис-менеджера должно объективно отражать ваши знания, способности и отличительные черты.

Независимо от того, в каком направлении вы желаете развиваться, останавливать сове развитие, как специалиста, нельзя. Не исключено, что руководители некоторых предприятий примут решение сократить должность офис-менеджера, не понимая специфики его работы и потребности компании в таком специалисте. Даже будучи уверенным в том, что вы достигли «высшей планки» на месте офис-менеджера, останавливаться на этом не стоит. Независимо от того, какую должность вы занимаете сейчас: секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя, поднимайте свою планку до новых высот, и двигайтесь к намеченной цели.

Информация об авторе и компании

Юлия Конельская, генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера - организация и обеспечение успешной работы офиса - той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он - организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера - руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, - также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия - всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

Планирование работы офиса;

Руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

Разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

Разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер - это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя - свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет - придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли - лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.